Chefen – ett kundombud?

illustration_people-time-clock by andrea-prietoMyrna Palmgren är matematiker och jag lyssnade på henne på ekonomichefsdagarna då hon talade om bemanningsoptimering. Bemanningsoptimering handlar om hur man på bästa sätt ska styra personalresurser till de tider då de behövs mest för brukaren/kunden/patienten. Det sker ofta som sk. tvättstugescheman där man önskar när man vill arbeta och de önskemålen ska matchas mot ett behov. Behovet brukar uttryckas som ett bemanningsmål och kan exempelvis vara att mella 7-11 ska det vara fyra medarbetare på plats 11-15 två och 15-21 fyra osv. Det kan också uttryckas som ett spann; att mellan 7-11 så ska det vara 3-5 medarbetare på plats. Om man är tre så ska man göra vissa grundläggande saker och är man fyra ska man också göra annat. Ja, du förstår grejen.

Myrnas tes var att det ofta inte är brukarnas behov som styr bemanningen, utan personalens egna behov av när de vill arbeta. Med andra ord att verksamheten planeras inifrån (de anställdas behov) och ut (brukarens behov) istället för tvärtom. Myrna menar, och jag håller med om att man alltid ska börja utifrån och in.

Myrna visade många fasansfulla exempel på detta. Den bärande tesen i exemplen var att chefen inte gör sitt jobb. Till slut kunde jag inte vara tyst och här kommer min tes.

Visst har chefen alltid ett ansvar för verksamheten, men vems är just detta problem egentligen? Om vi nu talar om grundproblemet så menar jag att det primärt är medarbetaren som gör fel. Om medarbetaren ser till sitt eget behov av när hon eller han vill arbeta istället för att se till den som man arbetar för, hur påverkar det sättet som arbetet utförs på i övrigt? Mycket tror jag.

Of course you can't do that by Scott McLeod

Visst kan chefen bestämma hur schemat ska vara, men ett välfungerande ledarskap måste ta sikte på det egentliga problemet. I detta fall medarbetarens oförmåga att se till behoven hos den man är till för. Det löses inte varken med ett schemaläggningsprogram till datorn eller genom att chefen delar ut order. Det löses genom påverkan, ledarskap för ett ansvarstagande hos medarbetaren.

I slutändan så är ledarskapet ett verktyg för att verksamheten ska nå sina mål. Om vi för ett ögonblick bortser från alla fina teorier om det goda ledarskapet och allt det borde vara. Kanske är det chefens största funktion i ledarskapet – att vara ett ombud för fokus på den vi är till för?

Chefen – ett kundombud?

Resolve by dhendrix73

ps. En av de bästa sakerna med att ta ansvar för motgångar är att man också får ta ansvar för framgångar!

Dela:
  • Lena Andreasson

    Jag håller med Mattias. Medarbetarskap, värdegrundsarbete, lärande organisation är en del av olika verktyg för chefen att arbeta med för att fördjupa insikten hos oss alla om vem vi är till för och vad det får för konsekvenser. Ledarens ansvar är att alltid driva dessa frågor men insikten måste nypa inom alla medarbetare och då måste ledaren börja med sig själv. Hurfrågorna med scheman etc är i min mening sekundära men kan, liksom organisationsförändring, användas för att tydligt pedagogiskt och verksamhetsnära förmedla brukar- och medborgarperspektivet från ledningen.

  • Det här är ett så viktigt tema; ”…ett ombud för fokus för den vi är till för” – en lysande sloganatt bära med sig! Fokus på inifrån och ut finns det tyvärr en del exempel på. Som ”kund” i de sammanhangen, eller som ”medborgare” eller ”brukare” har jag svårt att tycka att det är det minsta ok. Ironiskt nog gagnar inte inifrån och ut perspektivet någon av parterna i längden – båda är istället förlorare. När fokus däremot är rätt; utifrån och in – är ”kunden” nöjd, förmedlar det – inte minst genom att komma tillbaka till samma ”affär”; det ger positiv energi inte bara till ”kunden” utan även till de som jobbar i ”affären”, så win-win! Det måste vara fokus enligt mig.

  • Lars Nellde

    Hela diskussionen vänder sig mot den grundläggande frågan i all vår verksamhet. Och som endast har ett ”rätt” svar. Frågan är: Varför är jag här? Svar: För att tjäna de som vi är till för.  I vårt fall, inom kommunen, våra medborgare. Med den utgångspunkten blir perspektivet för allt vi företar oss uppenbart. Där centrum är kommuninvånaren, inte verksamheten. Där ligger ledarutmaningen, precis som Mattias anför. Att ständigt verka för att ett sådant betraktelsesätt internaliseras hos samtliga medarbetare. Att inom sin verksamhet arbeta med kärnvärdesfrågor är en utmärkt utgångspunkt. Sjävklart med samtliga medarbetare involverade under hela processen. Då och först då finns förutsättning att realisera ett verkligt medborgarperspektiv. 

  • LisaofSweden

    Men sedan när  vill/orkar/vågar vi i detta land ta ett eget ansvar? Vi lallar med. Nickar på måndagsmötet. Hoppas/önskar/ kräver en bra chef som sätter riktlinjer som vi ändå sedan kan klaga på i fikarummet.

    Så är det i landet som är uppbyggt av just rädsla för eget ansvar. I arbetsliv.I privatliv. I sällskapsliv.I kärleksliv. 
    Men i framtiden Mattias . I framtiden.Då. Kanske. 

  • Sedan 1986 har jag varit just en sådan där medarbetare som Mattias här skyller på.

    Jag har under de åren deltagit i rätt många schemadiskussioner. Riktigt många, för att vara ärlig.

    Ofta uppskattar jag Mattias tankar, men här måste jag säga att de verkar helt verklighetsfrånvända.

    Det är enligt min ringa mening och erfarenhet alltid arbetsgivarens ansvar att leda och fördela arbetet. Ibland låter arbetsgivaren de anställda få större chans att påverka (t.ex arbetstider) ibland mindre, men det ändrar inte på vem som är ansvarig.

    Det kan finnas goda skäl att ge anställda möjlighet att påverka, men det är krävande. Och oavsett om all den där energin ska tas från informella eller formella ledare ur löntagarkollektivet, eller om energin främst satsas av avlönade inom chefshierarkin, så är det tid och energi som eventuellt hade kunnat göra större nytta någon annanstans.

    Under de här riktigt många schemadiskussionerna som jag deltagit i genom åren, så har arbetsgivarens företrädare mycket oftare vinnlagt sig om att minimera kostnader för OB-tillägg och överflödig personal än om anpassning till behovet. Och de fackliga företrädarna har vinnlagt sig mera om att skapa enhetlighet än anpassning till behovet.

    I det läget är det knappast förvånande att stämningarna inom personalgruppen typiskt har varit delade mellan dem som tycker att Någon Annan ska komma till arbetet då när man själv önskar vara ledig, och dem som tycker att tillfredsställelsen av ett gott utfört arbete är det viktigaste.

    • Tack Johan.
      Det är lätt att bli verklighetsfrånvänd, eller kanske snarare inåtvänd mot sin egen verklighet. Här ger vi bilden av våra olika verkligheter och lär av varandra.

      Vilka beslut skulle du som medarbetare själv vilja förfoga över för att det inte ska bli en diskussion om att någon annan borde ta den raden?

  • Anki Sandell

    Jag håller verkligen med om
    att det är brukarnas behov som vi ska utgå ifrån. I den verksamhet där jag
    arbetar (gruppbostad) diskuterar vi detta ganska ofta. Min närmsta ledare är en
    bra förebild med ett tydligt brukarperspektiv, hon lyfter dessa frågor på Apt
    och planeringsdagar. Men, jag anser att jag och andra medarbetare också gör det. Alla, oavsett om du är
    ledare eller medarbetare så har vi ett gemensamt ansvar för hur arbetet
    fortskrider. Vem är vi till för, och vad får det för konsekvenser om vi gör så
    här etc.? Vad finns det för behov? Hur använder vi timmarna på bästa sätt etc.?
    Det är viktiga frågor som vi alltid måste vara medvetna och ha en levande
    diskussion om. Jag anser att dessa diskussioner blir (i alla fall där jag
    arbetar) alltmer förekommande.

    Nu är ju verkligheten tyvärr
    så att hur vi än försöker att ”lägga” våra timmar för att tillgodose brukarnas
    behov, så är det inte alltid så enkelt. Behovet är större än vad timmarna
    räcker till. Vi har inget att ”spela på”. Vill vi flytta någon timme så är det
    näst intill omöjligt, för om vi gör det då blir någon annan/något annat lidande
    istället. Så ”tajt” är det i verkligheten. Ensamarbete, vilket det är flera
    timmar varje dygn, leder ofta till konsekvensen att du som personal alltid
    måste prioritera VAD och VILKA behov och NÄR du ska tillgodose dem. Det här
    blir ett etiskt dilemma om du som personal har ett brukarperspektiv. En brukare
    sade till mig att: ni kan ju inte klona er. Nej, brukaren har så rätt, för det
    har jag ännu inte lyckats med fastän jag ibland skulle vilja göra det! Diskussioner
    om VILKA behov som är viktigast för brukaren och NÄR man kan göra det kan ju
    ibland ”krocka” med personalens åsikter. Den diskussionen tycker jag att vi absolut
    ska fokusera mer på. Är det viktigt att städa på sin hemmadag en gång i veckan
    eller vill jag göra nåt annat istället och städa nån annan dag/kväll?

    Att få vara delaktig över
    sitt liv och att kunna påverka VAD, NÄR och HUR man vill göra saker och ting är
    ju oerhört viktigt för alla människor. Ett bra brukarperspektiv innefattar att
    vi personal skapar förutsättningar för delaktighet för våra brukare och då är
    tre faktorer avgörande.

    Det är personalens attityder, samtala och medvetandegöra
    både egna och andras. Sen är det en fråga om kunskap om vilka faktorer som styr delaktigheten. Sedan resurser, så att du som personal kan utföra
    ditt uppdrag som du enligt lagar och styrdokument är ålagd att utföra. De två
    förstnämnda har jag gott hopp om, men den tredje…

    Det händer mycket inom
    verksamheten, syftet är gott och det ska i slutänden gagna brukaren. Fler
    uppgifter ska utföras såsom kartläggning och införande av ICF och begåvningsstöd,
    dokumentation av alla de slag som är sååå bra, men som också tar mycket tid. Tid
    som vi måste ta nånstans och som vi inte har. Det är här som jag känner frustration!
    För att detta arbete ska bli bra, så behövs det tid för samtal och reflektion. Med
    brukare, men också med medarbetare som jag anser är A och O för att arbetet ska
    bli bra i slutänden. Samtal är det bästa sättet att få en förståelse för hur
    andra tänker och känner för att arbetet ska förankras på bästa sätt.  Det ska också sägas att vi har fått fler
    arbetsplatsmöten, planeringsdagar till detta.

    Det är alltså många olika
    behov och krav som vi som personal ska uppfylla och som kommer att kräva mycket
    tid. Men vi gör vårt bästa! Detta var mina reflektioner inför detta inlägg:
    lite nerifrån-perspektiv.

  • Sofia

    jag tror att utifrån och in är ett misstag många administratörer och chefer i människorbehandlande verksamheter gör. Ja, kärnverksamheten är att tillhandahålla en tjänst som är till för brukarna, men en viktig del i att kunna göra ett bra jobb är att ha en bra arbetsmiljö och en lön man kan leva på. Merparten av den personal som kan välja (det vill säga den personal som är kompetent och man av kvalitetsskäl vill behålla) stannar inte på en arbetsplats där de bara erbjuds 60 % alternativt tio delade turer per månad. Det måste också ske en avvägning mellan ekonomimål, bemanning och arbetsmiljö/löneförhållande för att få verklig kvalitet i verksamheten, med engagerad personal.

    Sen håller jag med dig i sak om att många arbetstagare prioriterar sina egna behov framför brukarnas, eller kanske snarare ”omtolkar” brukarens behov till något som passar arbetstagaren bättre, och att det är en diskussion man behöver ha. Det är vidare chefens ansvar att initiera och driva på den, om den inte finns.
    Sammanfattningsvis anser jag inte att det blir verklig kvalitet i verksamhet om man inte har nöjd och glad personal – som har goda arbetsförhållande och önskad sysselsättningsgrad. För att få verklig kvalitet i människobehandlande verksamheter måste alltså både brukarnas och personalens behov och önskemål vävas in. 

    /Sofia