Memoarer – KLF

Fredagen den nionde februari 2007 frågade KS ordförande, Göran Dahlström om jag kunde tänka mig att bli förvaltningschef för kommunledningsförvaltningen (KLF) i Katrineholm på måndag. Det fungerande inte mellan förvaltningschefen och ordföranden.

Jag arbetade då som enhetschef för personalkontoret och dess 30 medarbetare. Det var en svår tid och min tidigare goda relation med fd. personalchefen och dåvarande förvaltningschefen var inte bra. Jag sökte mig aktivt ifrån Katrineholm och skulle på en andra intervju som personalchef på Alfa Laval i Eskilstuna.

Nåväl, arbetet på personalkontoret var mycket roligt och lovande. Vi hade infört en processorganisation där alla personalspecialister ledde sina processer. Det var tufft att lämna. Jag rådgjorde med familjen och bestämde mig för att ge det en chans. Nu i efterhand så förstår jag hur extremt naivt det var att tro att det skulle fungera. Att bli chef över min tidigare chef och kollega som båda satt i ledningsgruppen samt ta över en administratör som var rekryterad av och som jag upplevde hårt knuten till den tidigare ledningen. Sannolikt var det minst lika jobbigt för dem.

De kommande månaderna var också belagda med ett besparingsbeting på tre miljoner kronor. Ständiga ifrågasättanden och försök att få mig att framstå i dålig dager. Jag har aldrig arbetat så mycket som jag gjorde då. Jag kände att jag hela tiden var tvungen att veta och kunna bäst för att inte få en kniv i ryggen. Jag blev till och med bästis med pizzabagaren på hörnet pga av allt helgarbete.

Det var en väldigt rädd organisation jag mötte, toppstyrd och inbunden. Jag fick kopior på hur mycket mail som helst. Många vågade inte själva tala med media och den vänliga sarkasmen misstolkades i oro. Jag glömmer aldrig bort när jag några dagar efter jag tillträdde skulle dra årsredovisningen på kommunstyrelsen. Det enda som presenterades i materialet var vad vi inte uppnått. När jag frågade om det fanns material för att se vad som faktiskt gått bra vägrades jag hjälp.

Det är ju du som är förvaltningschef nu, det är inte mitt jobb längre

När jag glad i hågen skulle skoja med medarbetarna i stadshuset och två minuter över tre sa att här fikar vi till tre, ställde sig alla upp och gick

Samtidigt brottades jag med känslan av att det var jag som svek. Besparingar skulle göras och framförallt var det svårt att hantera gentemot min tidigare arbetsplats personalkontoret, som nu leddes av min antagonist den tidigare förvaltningschefen och den tidigare personalchefen.

Jag kunde vakna mitt i natten med bilden att jag kom in på personalkontoret och alla underbara medarbetare tittade bort och vände mig ryggen.

Jag gjorde vad förmådde för att få relationen att fungera och jag glömmer aldrig hennes ord

Lita inte på någon Mattias, alla har en baktanke

Jag kommer ihåg att jag tänkte och sa att min utgångspunkt är den motsatta. Lita på alla tills dess motsatsen bevisas. Förstå vad hemskt att känna som hon kände.

Tillslut blev situationen ohållbar och jag ställde mitt jobb till förfogande om inte tidigare förvaltningschefen slutade. Ledningen valde att jag skulle vara kvar och köpte ut henne. Det är en oavslutat relation vilket jag sörjer än idag.

Jag och kommunchefen genomförde omorganisationen av kommunstyrelsens förvaltningar för att ge styrelsen ett ökat stöd i de uppgifter den har. Kommunstyrelsen fick i och med detta två förvaltningar med varsin förvaltningschef direkt underställd kommunchefen.

Jag sökte jobbet som förvaltningschef för kommunledningsförvaltningen och tillika biträdande kommunchef. I det läget ville personalen som deltog ha en annan kandidat. Det tog mig hårt. Hur som helst så fick jag jobbet och jag är stolt över vad vi åstadkommit sedan dess.

Jag har velat driva den nödvändiga förändringen utifrån förbättringar i tre ledningsprinciper.

  • Formellt styrsystem
  • Organisationssystem
  • Ledningssystem

Gällande formellt styrsystem så började vi arbeta med Lots® som metod för planering och uppföljning strukturerat från 2007. 2008 antas projektdirektiv för kommunens nya styr- och ledningssystem. Jämställdhet integrerades i systemet genom jämstödsmodellen Trappan. 2009 började vi arbeta med Stratsys som IT-stöd i arbete med verksamhetsplanering och uppföljning. I dag är det ett kommunkoncerngemensamt system som första gången används för den övergripande delårsrapporteringen. I januari 2010 beslutade kommunfullmäktige om nytt styrsystem för Katrineholms kommun.

Gällande organisationen så gör vi återkommande översyner av förvaltningen både med stöd av processkartläggningar för kostnadsreduceringar och för att förstärka vårt projekt och utvecklingsarbete då vi bildade ett projektkontor. Från 2009 blev jag både kommunchef och förvaltningschef. I budget 2010 får vi uppdrag att se över vår koncernstyrning och samhällsbyggnadsorganisation. Kommunfullmäktige fattar i juni 2011 beslut om en samlad samhällsbyggnadsorganisation och förstärkt koncernstyrning.

I ledningssystemet har vi arbetat extremt mycket med förhållningssätt, primärt för att få alla medarbetare att se sig själva utifrån och in, dvs få ett ökat fokus på dem vi är till för. Därför började vi omgående att fråga kommunstyrelsen om deras syn på kommunledningsförvaltningen som beställare och förvaltningarnas syn på oss som kunder. Detta har vi haft som grund för våra verksamhetsplaner. Vi har aktivt drivit kompetensplaneringsprojektet vidare och vårt ledarskapsutvecklingsprogram har realiserats. På kommunledningsförvaltningen har vi satsat mycket på ledningsutveckling. 2010 hade vi vårt första chefsrådslag för alla chefer. Med samma tanke började vi med medarbetarrådslag för alla medarbetare på kommunledningsförvaltningen redan 2008. För att förtydliga uppdragsgivaren har KS ordförande också deltagit inför verksamhetsplanering. 2010 arrangerades för första gången en kommunkoncerngemensam julfest med mässa för gemenskap. Vi var 2 100 personer som träffades för möten, mat och musik.

Vi har också satsat mycket på kommunikation och dess utveckling från envägs till tvåvägs till social casting i det helt öppna samtalet. 2008 utvecklades en reception till stadshuset Gröna Kullen. Idag erbjuder vi ett personligt mottagande av besökare vilket uppskattas mycket. 2009 skickas det första KLF Nyhetsbrev ut för att stärka förvaltningens gemensamma. Samma år lanserades nya www.katrineholm.se – ”Den virtuella knutpunkten i Sveriges Lustgård”. Under våren 2009 hade vi ett arbete med att ta fram en ny massmediestrategi. En del i detta var att jag skulle berätta om en dag på twitter. Det blev lite mer 😉 2010 hade denna blogg i genomsnitt 359 besökare per dag, varav 220 unika besök per dag och mängden sociala medier i vår organisation ökar hela tiden. I år drar vi efter en lång process igång arbetet med en ny intern kommunikationsplattform.

Det var en del, men bara en bråkdel. Jag är tacksam över att ha fått leda kommunledningsförvaltningen under dessa fyra och ett halvt år. Nu när jag får större uppgifter för hela kommunen och koncernen så tar Sari Eriksson över. Det kommer att bli strålande.

…och du, jag är fortfarande lika engagerad 😉

Dela:
  • Vilket modigt inlägg Mattias!

    Tack för att du delar med dig.

    • Jag håller med Erik, tack för att du öppet, personligt och modigt delar med dig. Tänk också vad mycket vi, kommunledningsförvaltningen, gjort tillsammans!

  • Pingback: Memoarer – KLF()

  • Lars Nellde

    Apropå tillit och förhållningssätt till människor så är det att föredra att lita på någon och bli besviken än att inte lita på någon och bli besviken. Det senare förhållningssättet, som tyvärr är rätt vanligt, andas bristande tilltro till sig själv. Glädjande att du väljer det förstnämnda.

  • Sari Eriksson

    Tack för ett mycket bra och personligt inlägg. Jag slås av två saker, vilken tuff början på ett nytt uppdrag och vad mycket som är uträttat på kort tid!

    Du skriver att du är tacksam att ha fått leda kommunledningsförvaltningen och jag är väldigt glad att jag fått förtroendet att ta över efter dig. Ser fram emot mitt nya spännande uppdrag och hoppas att jag kan skriva lika fina memoarer så småningom.