Om sociala kanaler och SKLs riktlinjer

Detta inlägg skrivs med anledning av en diskussion på Twitter.

I Sveriges Kommuner och Landstings riktlinjer för användning av sociala medier sägs bl.a. att;

För att myndigheten ska veta vilka allmänna handlingar som finns på externa webbplatser anser vi att det är lämpligt att myndigheten har en förteckning över vilka externa webbplatser som myndigheten är aktiv på. Enligt 4 kap. 2 § OSL och 6 § arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av en myndighets allmänna handlingar. Avsikten är att underlätta sökandet efter allmänna handlingar. En del av denna beskrivning brukar vara myndighetens dokumenthanteringsplan. Det är lämpligt att förteckningen över vilka externa webbplatser som myndigheten är aktiv på finns i dokumenthanteringsplanen.

Det är ju bra och fullkomligt rimligt att medborgaren ska veta var vi finns på sociala medier. Problemet är att det finns enormt många tjänster till sociala medier som vi använder som underliggande – inflödande verktyg. Många av dessa är oerhört bra. Jag ställer på denna film frågan till SKLs jurister hur det ska tolkas (dåligt ljud, tyvärr).

Följden av detta blir att vi försöker att begränsa antalet tjänster som kan betecknas som sociala medier. Egentligen sker min kommunikation på sociala medier på tre ställen; Facebook, twitter och här på bloggen. Var vi finns som helhet kan du se på http://mjansson.se/katrineholm-i-sociala-medier/. Diskussionen på underliggand medier är obefintlig och således är detta bara en administrativ och för mottagaren komplicerande börda.

Dela:
  • mKanala

    Frågeställningen är väl tudelad?

    Det ena är hur göra: Avsikten är att underlätta sökandet efter allmänna handlingar.

    Det andra hur uppnå: Att medborgaren ska veta var vi finns på sociala medier.

    Dokumenthanteringslösningar med möjlighet att hantera, arkivera och gallra information digital samt att den uppfyller OAIS (Open Archival Information System) standarden, borde man komma rätt långt med. Den metainformation som kan relateras till en allmän handling (dokument), bör man i en genomtänkt lösning även kunna relatera till objekt (informationsmängder, ”dokument”) som finns i sociala medier. Om inte objektet behöver lagras/arkiveras (vilket kan iofs kan möjliggöras), finns ändå metainformationen/pekaren och därmed också översikten över vilka sociala medier man använder. Jag är ganska säker på att den processen dessutom går att automatisera = låta systemet hämta information (sökvägar, objektmetadata m.m.) från sociala medier. Du får en lösning som uppfyller kraven och dessutom kan man göra jobbet för alla typer av ”allmänna handlingar” i samma verktyg.

    Det andra är att medborgaren vet vilka sociala medier kommunen finns på, det torde dock vara en annan typ av frågeställning. Det handlar ju mer om hur man designar sin närvaro på webben som helhet.

    Med de ambitioner Katrineholms kommun har – lär väl knappast mängden användare och därmed mängden externa webbplatser minska?

    • mKanala

      Menar inte en ny lösning (nytt system) utan utgår ifrån att kommunen har ett dokumenthanteringssystem. Sociala medier ska ju inte behöva betyda en ”egen lösning” för åtkomst/sök av allmänna handling?

      • Som jag sa på Twitter, jag tror du startar funderingen på fel fot.

        Det viktigaste i din process är ju att du, kommunen, era verksamheter finns på plats där publiken finns. För de som hänger på Facebook är det er närvaro där som är det väsentliga. För youtubarna är det samma sak – de är inte nödvändigtvis så intresserade av att du också finns på Facebook. Sedan korsrefererar du naturligtvis, även ditt perspektiv spelar ju in en del. Vissa kanaler är bättre för vissa saker, helt naturligt. Du målar med hela den sociala paletten av verktyg, precis så som du har börjat.

        Sedan har då SKL kommit med ett gäng alldeles lysande riktlinjer, som du refererar till. Man har ur ett juridiskt perspektiv tänk igenom saken och lagt ett förslag på vad man bör göra för att kunna harmonisera de nya möjligheterna med det gamla regelverket. Men deras förslag har ju väldigt lite att göra med hur du ska optimera din närvaro, eller måla så vackra tavlor som möjligt med paletten. Deras poäng är bara att du inte ska hamna utanför det tvingande regelverket.

        Så i det här aktuella fallet hade jag sagt:

        1. Gör en enkel och dum länklista, precis som ni redan börjat bygga. Den löser det juridiska behovet. Good enough, för som sagt – den enskilde användare är mest intresserad av det som händer i just den användarens kanal.

        2. Gör en snyggare länklista. Bearbeta den så att den blir värdefull i sig själv för användarna som kommer in från ett håll och kanske ska bredda sin kontakt med er. Den kanske rent av ska vara lite av en tutorial?

        3. Komplettera med en aggregering av alla era flöden. Kanske via lifestream för WordPress eller något så enkelt som gamla profilactic (ger också en snygg lista på all er närvaro på nätet). Eller så kan Friendfeed lösa det för dig.

        4. Backtype Connect, Ubervu eller motsvarande kan också bli en del av mixen. Då får ni in reactions och annat godis i ert aggregerade flöde.

        5. Och lite överkurs, bygg en samlad sök över all er närvaro i de digitala medierna. Den här är iof skissad innan sociala medier slog igenom, men som demo kan den vara intressant: http://www.24hourbusinesscamp.com/2009/01/project-mindpark-mediesk-customized.html

        Jämför http://mediesok.se/ med http://skanesok.se/ så tror jag du ser poängen.

        Men egentligen tror jag det här är en ännu längre diskussion, vi kanske borde ses över en fika?

        • mKanala

          Tycker det ser ut som @Jocke och jag är rätt överens om helheten, vi la bara tyngdpunkten på olika ting;)

        • Okej, jag är med på resonemanget och håller med dig. Vi ska finnas där människorna finns. Min erfarenhet, så här långt är att de flesta jag har kontakt med är samlade på facebook, twitter och bloggar.

          Min poäng, eller kritik mot SKLs hållning är att om jag använder fem olika tjänster för bilduppladdning (bara för att det är smidigt från olika håll). Alla aggregeras till Flickr, då räcker det väl att vi hänvisar till Flickr? Nej, inte enl SKLs uppfattning.

          Nåväl, det är ju inte världens största fråga och din inledande logik är den viktiga. Vi ska vara där människor finns!

          Sedan tycker jag att den utveckling du skissar på ser intressant ut. Penseo, med Thomas Selig sköter vår tekniska utveckling på detta område.

          Jag träffas mer än gärna. Jag tror dessutom att vi skulle kunna dela mer än detta – ta vårt resonemang om ägande av bilder, i morse. Där skulle jag behöva lite input i organisation från en utifrånkommande auktoritet 🙂

          • Nej, och det är helt korrekt att det inte räcker att du hänvisar till Flickr. Där håller jag helt med SKL. Har kommunen flera relevanta konton ska man givetvis peka till dem alla. Men jag förstår inte varför ni tycker det är så besvärligt?

          • deeped

            Håller med Jocke. Gör en bruttolista. Bygg sedan flöden som dels syns på hubb men också som aggregeras in i olika tjänster utifrån målgruppsrelevans.

        • Thomas Selig

          Jocke, vi är nog i princip inne på samma spår, dock med ett litet aber:

          SKL:s rekommendation och även Datainspektionens utlåtande är – om vi ska välja det snälla uttrycket – inte riktigt heltäckande. Ur ett juridiskt perspektiv ger bägge två förhållandevis litet.

          Många jurister (i vart fall *alla* som JAG pratat med som inte är del av organisationerna ovan) tycks dela min uppfattning att ställningstaganden mest skrevs för att i praktiken *undvika* att ta ställning. Ta t.ex. Datainspektionens uppfattning att PUL inte är tillämplig för offentliga organisationers Facebook-sidor iom att mellanhavanden uteslutande regleras av användarvillkoren och därmed, i Facebooks fall, av kalifornisk lag. — Om så verkligen skulle vara fallet, kunde alla offentliga organisationer outsourca sina serverparker till lämpligt land och därigenom kringgå de mesta som gäller lagvägen.

          Att så inte kan vara fallet säger sig självt, men det innebär att vi fortfarande inte kan vara helt hundra över vad som faktiskt gäller — innan det hela här prövats i en av överrätterna eller e-delegationen kommer fram till ett mindre undvikande svar.

          Jag tror att vi lugnt kan utgå ifrån att kravet på listning (SKL:s krav, med andra ord) består, men även tämligen långtgående krav på arkivering av själva innehållet – något som inte verkligen belysts. Även om vi inte kan vara helsäkra, tror jag att vi bör tillämpa en försiktighetsprincip. Rätten att få ta del av allmänna handlingar finns ju inte bara for skojs skull 😉

          Det innebär att lösningar som FriendFeed eller andra livestreams troligen måste finnas på plats – och även vara heltäckande (vilket FF eller befintliga lifestream-plugins jo t.ex inte är).

          Visserligen, vi som dagligen rör oss på den sociala webben, vet lösningar för att knyta ihop det hela. Dessa lösningar blir dock så komplexa och innehåller så många olika tjänster och verktyg som vi själva inte direkt förfogar över, att det hela medför ett rejält praktiskt hinder för de personer som i sin myndighetsutövning vill använda sig av konversationsmedia utan att för den delen vara övertygade heltidsnördar 😉

          Dessutom innebär ett upplägg med många externa tjänster en informationsredundans och mångdubbelt arbete och bäddar därmed även för fel och missar.

          — Vår tanke har därför varit att istället bygga en lösning (i grunden baserad på Drupal med ett speciellt framtaget modulpaket) som både inkluderar *alla* av dig uppräknade funktioner, arkiveringskraven (om det nu finns sådana), flexibla export- och återpubliceringsmöjligheter, men även en enkel administration.

          Det hela ingår dock i ett större projekt som jag dessvärre inte får berätta om i detalj utan att behöva döda alla som läser det här 😉

          Hur som: utvecklingen bygger i delar på OpenSource-kod och det som vi tar fram kommer med allra största sannolikhet också släppas med en GNU-GPL.

          • Men åååh. Du ägnar dig ju bara åt att problematisera. Det spelar ingen roll hur många smileys du stoppar in i din text. Varje gång jag hör ”försiktighetsprincip” osäkrar jag min bössa. Du pratar med fel jurister, helt enkelt.

            Jag hoppas innerligt att ni inte pungslår kommunen genom att låta dem betala för att ni ska utveckla något som hela världen (utom katrineholm) hittills klarat sig utan.

          • Thomas Selig

            Hehe. Att problematisera ingår i jobbet. Och jag kan lugna dig: pungslagning kan det inte vara tal om. Katrineholm (eller någon annan skattefinansierad verksamhet) pröjsar inte för den delen.

            Men jag förstår inte riktigt kritiken: är det bättre att personerna som vill sätta igång med att konversera istället ska behöva sätta sig in i många olika verktyg för att få allt att lira? Sen när är det bra att bibehålla en hög tröskel när det faktiskt går att programmera bort den?

            Syftet är ju just att trycka bort teknikaliteterna för att istället kunna ägna sig åt det som egentligen är viktigt.

          • OK, det låter lite bättre. Kritiken handlar om att ditt svar lätt som att du gjorde något relativt enkelt väldigt komplicerat – och att det därigenom tappade tempo och kostade pengar. Två saker som jag är allergisk mot.

            Det är inte bra att bibehålla en hög tröskel när det går att programmera bort den. Men i en värld av ändliga resurser måste man vara jävligt säker på att man inte programmerar i onödan heller.

            Eller för den delen, problematiserar i onödan.

            Efter nära 15 år av vattentrampande från kommuner, landsting och myndigheter i stort är det inte försiktighetsprincip vi behöver. Det är rock ‘n roll och att ta SKL:s dokument för så mycket intäkt vi bara kan under tiden vi springer framåt i högsta amerikanska.

            Kan det leda till att vi får en liten smäll på fingrarna av jurister och revisionen – säkert. Men det tycker jag det är värt. Det är nu vi ska flytta positioner, inte sitta och bekymra oss över om vår tekniska lösning är ”heltäckande”.

          • Thomas Selig

            @Jocke

            Mattias har kommenterat nedan — och jag kan bara skriva under den kommentaren också.

            Jag håller helt med dig: att utveckla i onödan är onödigt (och korkat).

            Men: varenda gång när Mattias eller jag pratar med andra kommuner om sociala medier, så tas frågorna om arkivering, PUL och andra problem upp av våra samtalspartners. Det finns en extrem stor rädsla hos ”nybörjare” att göra fel, just i den offentliga sfären som är hårt lagreglerad. Att ha ett område där lagarna är ytterst svårtolkade (iom att de är skrivna i en svunnen tid) och att inte ha några täckande riktlinjer är ett problem i den här sfären…

            Att antingen hänvisa till att ”nja, om ni använder den här, den här, den här, den här, den här, den här OCH den här tjänsten, så blir det nog kanske bra” eller ”om ni får på tassarna av juristerna, så får ni väl ta det då” är inga roliga argument om vi vill att fler kommuner (eller andra offentliga organ) ska bli aktiva deltagare. — Det är den rädslan (berättigad eller ej (här går väl våra åsikter isär)) som håller tillbaka. Och det är den rädslan vi måste kunna bemöta. På ett enkelt, koncist, effektivt och öppet (OpenSource) sätt.

            — Sedan håller jag återigen med dig att det vore dumt och kontraproduktivt om en sådan utveckling skulle bromsa vår användning. När jag tittar med mina (något jäviga) ögon på Katrineholm, har jag dock svårt att se vart det skulle bromsa… :-p

          • Att jämföra facebook/twitter med att outsourca våra servrar system håller inte. Det ligger en skillnad i att använda någon annans system och att ha sitt eget någon annan stans.

  • Pingback: Tweets that mention Om sociala kanaler och SKLs riktlinjer -- Topsy.com()

  • Har haft lite svårt att hänga med i diskussionen på twitter och också här. Ur medborgarens synpunkt gäller några saker:

    1. att man enkelt och på ett välkänt ställe kan hitta allt officiellt deklarerat från myndigheten/kommunen

    2. att man på de ställen där man befinner sig kan kommunicera med myndigheten/kommunen

    3. att man gör skillnad på konversation/diskussion och mer formell ärendehantering

    Ur politiker/tjänstemäns synpunkt gäller

    1. att det är enkelt att uppfylla formella krav

    2. att man enkelt kan delta i såväl informella som formella utbyten med medborgaren

  • Pingback: jardenberg kommenterar – 21 Jun, 2010 | jardenberg unedited()

  • En väldight intressant diskussion, frågan är om någon som hittills kommenterat eg. har en avvikande mening, men tolkningen av vad sägs är olika.

    Jag är lite ovan vid att utmålas som den som håller emot 😉

    Jag uppfattar det som att vi alla är överens om

    -att vi skulle kunna använda fler kanaler, att det är som en del av tjusningen med detta medie att skapa kreativt

    -att vi ska följa de riktlinjer som finns

    -att vi inte ska utveckla nya tjänster i onödan

    -att det är viktigt att vi når medborgaren där hon/han finns

    Det som tvistas är väl eg. om man kan lösa SKLs krav på ett så smidigt sätt så att vi uppfyller lagkraven och är tydliga mot medborgaren var vi finns. Thomas utvecklar en sådan tjänst och Jocke menar att den redan finns. För egen del så vill jag bara att den finns och att vi kunde därmed kan använda många skilda tjänster och ändå vara juridiskt korrekta och tydliga mot medborgaren.

    För mig, som ivrig förespråkare av detta medie så är det oerhört viktigt att detta sker korrekt, inte minst då våra ”motståndare” annars kommer att hitta detta sätt att omöjliggöra vår kommunikations-revolution!

    Tills dess 190 km/h (det var så du uttryckte det för ett par veckor sedan Jocke) inom befintliga kanaler!

    • Svarar både dig och Tomas här, som en slags slutreplik från min sida – eftersom det börjar kännas som att vi är helt klara över var vi står. Och jag applåderar er action.

      Men så här. Där ni ser att SKL inte givit tillräckligt tydliga ramar, så ser jag att SKL gjort oss den största tjänst man kan tänka sig. Om man lägger sig på den lägstanivå som anges i deras dokument (min #1 här http://kommunchef.com/2010/06/om-sociala-kanaler-och-skls-riktlinjer/comment-page-1/#comment-95) så har man iaf inte gjort fel. Sedan kan det i andra läget komma strängare regler, och då får man väl säga ”ok” och backa ett eller två steg, under viss protest…

      Vill man sedan göra mer, i form av arkivering, paketering, aggregering, utveckling etc – så är det givetvis hur välkommet som helst även i min bok. Men kom bara inte stickandes med någon försiktigthetsprincip när vi nu, äntligen, fått så nära grönt ljus som det går att komma.

      Jag vet att ni har ögonen på er, och att det kan förskräcka en smula. Men ingen älskar en som gör något halvhjärtat. All in, kära vänner. All in!

  • Pingback: Tweets that mention http://kommunchef.com/2010/06/om-sociala-kanaler-och-skls-riktlinjer/comment-page-1/#comment-105?utm_source=pingback -- Topsy.com()

  • Jag har egentligen inget att tillägga, mer än att jag har svårt att tycka att länkandet till olika tjänster är särskilt betungande. Om vi håller det enkelt och inte gör det svårare än det är, blir det heller inte särskilt betungande.

    Diskussionen har hur som helst påmint mig om att jag glömde ta med Friendfeed i vår sammanställning.

  • Jag diskuterar ju de här frågorna med ett antal kommuner också och jo: arkivering och hela den delen är konstant på tapeten – men på nåt sätt känns det som om vi som just nu går i bräschen ska vara balanserade i försiktighet och rock n roll men med överhäng mot det senare för annars kommer vi verkligen ingenstans.

    Samtidigt är det verkligen nu som vi står och gasar lite i startfållan i flera branscher som är hårt reglerade.

  • Apropå detta med arkivering – och i anslutning därtill historik – undrar jag över hur man hanterar detta på t.ex. webbar såsom kommunens. Man vill ju vara aktuell – alltså förändrar man – innehåll och struktur. Av och till blir material gammalt – inte nödvändigtvis helt inaktuellt – och betungande att administrera/uppdatera t.ex. när det gäller länkar. För en webbredaktör är det frestande att helt enkelt ta bort, för andra som t.ex. länkat till/söker efter kan ett sådant borttagande vara problematiskt. Principer/råd/tankar efterlyses!

    • mKanala

      Det korta förslaget/svaret är att kika på hur man tänker kring ECM lösningar t.ex: http://www.alfresco.com – kombinerar dokumenthantering och hantering av webbinnehåll. Samma ”motor” för att hantera livscykeln hos informationsobjekt (dokument, webbsidor, bilder, film m.m.) men även struktur, oavsett var de lagras eller publiceras (lokalt eller webb). Och självklart används gemensamma mekanismer för att avpublicera, arkivera (OAIS), gallra osv. Har jobbat med företag och myndigheter som stått inför samma frågeställning. Exakta svaret är inte byt system, men stjäl gärna goda ideer 😉

  • Då får jag passa på att tacka för en berikande dialog i ett viktigt ämne. Jag har för min del förändrat min syn på ”listan” (@Jockes punkt 1) kontra dess verkliga användning för medborgaren.

    Som vanligt är vi klokast tillsammans – Tack!