…som dessutom blir en löpsedel.

En hel del av min tid idag har jag ägnat åt att reda upp de missförstånd som var i dagens Katrineholms Kuriren under beteckningen Tjänster försvinner när ny samhällsförvaltning bildas. Det var faktiskt länge sedan jag varit med om en så i grunden och genomgående felaktig artikel. Jag har i alla fall haft en lång intervju med journalisten idag. Tyvärr ville hon inte att jag skulle spela in den, trots att hon gjorde det.

Vi passade på att sammanställa fakta också. Det är en ganska långt, men här är det för dig med intresse. Katrineholms Kurirens reporter har fått samma underlag.

Kommentar till ”Tjänster försvinner när ny samhällsbyggnadsförvaltning bildas”

Under 2010 fick kommunstyrelsen i uppdrag att utveckla koncernstyrning. Ambitionen har varit att förbättra samarbetet inom kommunkoncernen så att personal och ekonomiska resurser används på bästa sätt. Kommunfullmäktiges beslut i juni 2011 innebär att kommunkoncernen på ett mer sammanhållet och transparent sätt ska verkställa de förtroendevaldas beslut för helheten.

 I dagens Katrineholms-Kuriren framkommer vissa otydligheter. Förtydligande bör därför göras om att:

• Gemensam administration, som frågan gäller, berör inte samhällsbyggnadsförvaltningen som rubriken anspelar på utan handlar endast om utvecklad koncernstyrning
• Det handlar inte om att kommunen ska ta hand om de så kallade kärnverksamheterna utan om att administrativa tjänster ska samordnas
• Införandet av gemensam administration kommer att innebära en verksamhetsövergång för berörd personal på Katrineholms Fastighets AB (KFAB) och Katrineholms Industrihus AB (KIAB)

Ingmar Eriksson, VD för KFAB ger utryck för att det inte från kommunens sida finns några ambitioner om att samordna eller något försök att tillsammans arbeta fram bra lösningar. Från kommunens sida önskar vi förtydliga att samordnad administration sedan 2010 varit en gemensam fråga. I den konsekvensanalys som gjordes under 2011 framkom att den nuvarande organisationen skulle gå att utveckla. De förtroendevalda och styrelserepresentanter från bolaget menade att den samlade effektiviteten i bolagen skulle kunna utvecklas även om en koncern inte bildas. Att bättre samordning mellan kommunen och bolagen, genom shared business services, är möjligt utan att en koncern bildas.

Vidare har KFAB och kommunen träffats sedan i våras för att tillsammans genomföra samordningen på bästa möjliga sätt. Betydelsen av kontinuerlig information, delaktighet och möjligheten att ställa frågor har framhållits. Kommunchefen har också träffad KFAB och övriga berörda verksamheter för att öppet kommunicera frågan både innan och efter kommunfullmäktiges beslut.

Fakta:

Under 2010 fick kommunstyrelsen i uppdrag att bland annat utveckla koncernstyrning. Uppdraget beslutades av kommunfullmäktige i samband med Övergripande planering med budget 2010 och plan 2011-2012, KF 2009-11-16 § 187. TJP Analys & utveckling AB erhöll utredningsuppdraget.

Under 2010 och 2011 har en rad insatser genomförts inom kommunkoncernen i syfte att informera, skapa delaktighet och kommunikation kring uppdraget.

• Sedan uppdraget om utvecklad koncernstyrning erhölls 2010 har punkten varit en stående punkt vid förvaltnings- och koncernchefsmöten som hålls varannan vecka. I mars 2010 framhölls också speciellt vikten av att kontinuerlig information, delaktighet och möjlighet för personal att ställa frågor
• På initiativ av förvaltnings- och koncerncheferna skapades en särskild bloggform för uppdraget för öppenhet, delaktighet och kommunikation. Bloggen startades den 9 april 2010 och finns fortfarande kvar. Där har all information och frågor lagts ut. Man har också kunnat prenumerera via mail.
• I samband med Central samverkansgrupp, CESAM, har kommunchefen kontinuerligt berättat om uppdraget utvecklad koncernstyrning i samband med informationspunkten
• På uppdrag genomförde konsulterna intervjuer under vecka 15 2010 och därefter med tjänstemän och medarbetare som berördes av utvecklad koncernstyrning bl.a. intervjuades KFAB och KIABs VD.
• Medarbetare inom kommunkoncernen har vid flertalet gånger uppmanats till delaktighet genom uppmaningar om att komma med synpunkter till vilka konsulterna som hanterade utredningsuppdraget bör träffa
• I oktober levererades och publicerades rapporten om utvecklad koncernstyrning. I samband med detta bjöds alla berörda verksamheter in till två genomgångar och dialogmöten av rapporten.
• I december 2010 behandlades frågan om hantering av kommunfullmäktiges beslut, KF 2010-11-15 § 13 om återremiss på förvaltnings- och koncernchefsmötet. Skill AB fick då i uppdraget att ta fram en konsekvensanalys för bildande av kommunkoncern.
• Som en del i uppdraget samlades materialet till konsekvensanalysen in genom fyra referensgruppsmöten med tjänstemän, fackliga företrädare och förtroendevalda. Mötena hölls den 3 februari och 9 februari.
• I mars 2011 levererades och publicerades konsekvensanalysen. I samband med detta träffade kommunchefen berörda verksamheter för att öppet kommunicera ärendet utvecklad koncernstyrning.
•  I juni 2011 beslutade kommunfullmäktige att en företagspolicy ska utarbetas i syfte att reglera och dokumentera kommunövergripande styrning, gemensamma villkor, policys med flera grundläggande frågor för de kommunala bolagen. Så kallad ”shared business services” ska införas successivt genom köp av tjänster.
• KFAB och Katrineholms kommun har sedan februari 2011 träffats vid sex tillfällen för att tillsammans genomföra samordningen på bästa möjliga sätt.

Tidplan:

November 2009

Uppdraget ”Utvecklad koncernstyrning” beslutades av kommunfullmäktige i samband med Övergripande planering med budget 2010 och plan 2011-2012, KF 2009-11-16 § 187. TJP Analys & utveckling AB erhöll utredningsuppdraget.

Januari 2010

I samband med förvaltnings- och koncernchefsmöten under 2010 och 2011 har hanteringen av uppdragen och konsekvensanalysen varit en stående punkt. Kommunchefen har informerat om det pågående uppdraget och hänvisat till bloggen för mer information.

Mars 2010

Vid koncernchefsmötet i mars 2010 framhölls betydelsen av kontinuerlig

information, delaktighet och möjlighet för personalen att ställa frågor.

Samtal har kontinuerligt förts om att det är viktigt att aktuella förvaltnings- och koncernchefer informerar och förankrar utredningen internt.

April 2010

Den 9 april startades den interna bloggen för utredningsuppdragen på initiativ från koncernchefsgruppen. En av utgångspunkterna inför uppdragen om samhällsbyggnadsnämnd och utvecklad koncernstyrning var vikten av information i frågan, speciellt till berörda. Bloggen har därför skapats i syfte att samla viktig information på ett enda ställe och för att främja dialogen kring utredningsuppdragen. Via bloggen har medarbetare uppmuntrats att ställa frågor, ge synpunkter eller bara kommunicera. Bloggen har funnits på kommunens intranät Forum. Vidare har det har funnits såväl RSSfunktion som prenumeration till Outlook. 

Information ges också via bloggen om tänkt upplägg för utredningarna och tidplan.

Under vecka 15 och därefter genomfördes de första intervjuerna med tjänstemän.

Den 30 april gavs bland annat följande möjlighet via blogg, Forum och e-post:

”Kontakta gärna projektledare Jenny Bolander om det är någon inom tjänstemannaorganisationen du önskar att Björn och Thomas träffar den 1-2 juni.” En total sammanställning avseende inbokade intervjuer gjordes också vid samtliga intervjutillfällena i april, juni och september.

Juni 2010

Kommunchefen deltar vid Cesam den 21 juni och informerade om att rapport för samhällsbyggnadsnämnd och utvecklad koncernstyrning lämnas i början av oktober.

Maj 2010

Den 31 maj gick information ut på utredningsbloggen om att det är viktigt att aktuella förvaltnings- och koncernchefer informerar och förankrar utredningen internt.

Juni 2010

Efter styrgruppens avstämningsmöte gavs skriftlig information den 16 juni på bloggen kring vilka förslag som skulle utredas vidare efter steg 1 i etapp 2. Detta som en del i slutfasen av steg 1 etapp 1.

Augusti 2010

Den 24 augusti informerades kring att kompletterande intervjuer skulle äga rum den 16-17 september 2010. Läsarna uppmanades att kontakta Jenny Bolander vid intresse av att delta vid en intervju.

September 2010

I september framgick på bloggen vilka funktioner som intervjuer var inbokade med. En uppmaning gjordes återigen om att lämna en kommentar eller kontakta den interna projektledaren Jenny Bolander vid intresse att delta eller vid synpunkter på vilka funktioner som borde intervjuas.

Oktober 2010

Den 15 oktober bjöds samtliga berörda in till genomgång av de båda utredningsuppdragen den 20 oktober i Musikens Hus, Katrineholm. Det informerades också om att genomgångarna streamas live via bloggen.

I samband med leverans av slutrapporterna från TJP levererades den 19 oktober erbjöds möjligheten att kommunchefen besöker verksamheterna för att informera kring rapporterna. Vid önskemål om detta skulle respektive chef kontakta kommunchefen eller kommunledningshandläggaren.

November

Den 3 november 2010 bjöd kommunledningsförvaltningen in till ytterligare ett kommunikationstillfälle. Datum för mötet var den 9 november. Vid detta tillfälle, likväl som den 20 oktober, deltog kommunens interna projektledare, kommunchef och Tegle Jansson & Partners. I samband med kommunstyrelsens oktobersammanträde och kommunfullmäktiges novembersammanträde har bloggen kontinuerligt uppdaterats med information rörande utredningarna. 

Information ges från kommunfullmäktiges beslut den 15 november 2010.

Den 30 november gavs information på bloggen om fortsatt hantering av kommunfullmäktiges beslut från den 15 november § 13 om återremiss.

December 2010

På koncernchefsmötet den 8 december 2010 behandlades frågan om hanteringen av kommunfullmäktiges beslut om återremiss. I enighet med koncernchefsgruppen förslag och beslut publicerades därefter skriftlig information om fortsatt hantering av uppdraget.

Januari 2011

Den 26 januari 2011 publicerades information om att uppdraget med konsekvensbeskrivning, beslut KF 2010-11-15 § 13 påbörjats. Information gavs också om att kommunen tecknat avtal med Skill AB i enlighet med tidigare presenterat upplägg. I samma inlägg gavs information om att tjänstemän och fackliga organisationer bjöds in till referensgrupper.

Mars 2011

Den 3 mars levereras och publiceras konsekvensanalysen. Innan kommunchefen lämnar sitt tjänsteutlåtande erbjuder han sig att träffa KFAB och övriga berörda verksamheter för att öppet kommunicera frågan. Vidare träffar Kommunchefen KFAB och övriga berörda verksamheter för att öppet kommunicera frågan både innan och efter kommunfullmäktiges beslut.

Den 20 mars lämnar kommunchefen sitt tjänsteutlåtande som också publiceras i samband med protokoll efter KLF samverkan.

Den 23 mars publiceras majoritetens förslag till beslutgällande utvecklad koncernstyrning som en del i sammanträdeshandlingarna till kommunstyrelsesammanträdet i mars.

Maj

Den 19 maj lämnar kommunchefen sin skrivelse gällande återremiss om bildande av samhällsbyggnadsförvaltning och beslut om koncernstyrning som publiceras tillsammans med sammanträdeshandlingarna till kommunstyrelsens sammanträde i den 23 maj.

Juni

Den 20 juni beslutar kommunfullmäktige att en företagspolicy ska utarbetas i syfte att reglera och dokumentera kommunövergripande styrning, gemensamma villkor, policys med flera grundläggande frågor för de kommunala bolagen. Så kallad ”shared business services” ska införas successivt genom köp av tjänster.

Juli

Den 22 juli informeras om att Lars Hågbrandt tillträder som samhällsbyggnadschef i september 2011.

Augusti

KFAB och Katrineholms kommun under februari-augusti 2011 träffats vid sex olika tillfällen för att tillsammans genomföra samordningen på bästa möjliga sätt.

Därutöver har punkten sedan 2010 varit en stående punkt vid förvaltnings- och koncernchefsmöten som hålls varannan vecka.